ヘルプページ

変数 (%%で囲んだ英語)を含んだテンプレート例をご紹介します。

 

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%AFFILIATION%
%NAME% 様

平素よりお世話になっております。
%SOCIETY%学会事務局でございます。

この度、%SOCIETY%を20xx年xx月xx日（木）～ xx 日（土）を会期として、〇〇〇〇〇〇で開催することとなりました
つきましては、下記プログラムの演者をご依頼申し上げたく、ご連絡をさせていただきました。

大変お手数ではございますが、下記【諾否回答のお願い】に沿ってシステム(SMART Conference)より諾否回答をいただきたくお願い申し上げます。

【ご依頼内容】
登壇セッション：%企画名%

内容：%テーマ%

役割：%登壇種別%

日時：%開催日%　%セッション開始時刻%～%セッション終了時刻%　(予定)

会場：〇〇〇〇

大会HP：https://smartconf.jp/content/xxxxx

【旅費・謝礼等について】

旅費：規定に基づき支給させていただきます。事前のご連絡の際に特別なご事情をお申し出いただいている場合（法人形態や研究費の執行等による辞退など）は、お申し出に基づき対応させていただきます。ご懸念がある場合はお知らせ下さい。

謝金：%講師謝金%

　　　※ご精算に関する詳細は後日改めてご案内いたします。

参加費：ご登壇以外のセッションを聴講される場合はご自身で参加登録をお願いいたします。

 

【諾否回答のお願い】
諾否回答用URL：%URL%
回答方法：https://help.smartconf.jp/help/628

諾否回答期限：20xx年 xx 月 xx 日(●)

※ご承諾いただいた場合、後日抄録作成の詳細をお送りいたします。

【ご所属先への派遣依頼状や兼業依頼状が必要な場合】
以下のフォームより必要事項をご入力ください。

事務局にて文書発行のうえ送付させていただきます。

文書発行依頼フォーム：https:// xxxxxx

 

また、今後ご登壇いただく方々へのご案内は以下のページに掲載してまいります。

内容に応じてメールでも通知させていただきます。

ご登壇者様向けページ：https://smartconf.jp/content/ xxx

ご不明点がございましたら、下記運営事務局までご連絡ください。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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%SOCIETY%　登録事務局

E-mail：abc@pcojapan.jp

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Email Template

Speaker at Conference 

 

Dear %HONORIFIC% %NAME%,

On behalf of the %CONFERENCE_NAME%, we are delighted to invite you to participate as a %SPEAKER% at our upcoming conference, which will be held from %START_DATE% to %END_DATE% at %VENUE%.

We believe your expertise and contribution would make our conference both successful and intellectually enriching.

Conference Details

• Conference Name: %CONFERENCE_NAME%
• Venue: %VENUE%
• Dates: %START_DATE% to %END_DATE%
• Website: %CONFERENCE_URL%

Your Session Details

• Program: %SESSION_TITLE%
• Topic: %SESSION_TOPIC%
• Role: %SPEAKER/PANELIST/MODERATOR/CHAIR%
• Date & Time: %DATE%, %START_TIME% – %END_TIME%
• Location: %VENUE ROOM/HALL NAME%
• Speaking Time: %PRESENTATION%-minute presentation + %QA%-minute Q&A session

Acceptance & Abstract Submission

Please indicate your availability by responding through our SMART Conference system:

• Response Link: %URL%
• Response Deadline: %DEADLINE_DATE% (JST)
• Guideline: https://help.smartconf.jp/help/704

Upon your acceptance, we will provide further details on abstract submission.

Compensation Information

• Travel Reimbursement: We will cover reasonable travel expenses according to our conference guidelines. If you have specific requirements or institutional restrictions regarding reimbursements, please let us know.
• Honorarium: %AMOUNT%
• Payment Details: Complete information regarding reimbursement and payment will be provided at a later date.

Conference Access

[SELECT ONE OF THESE OPTIONS:]

• Your speaker’s role includes complimentary access to the full conference and banquet.
• Your speaker’s role includes access to your session only. For full conference attendance, separate registration is required.
• While the early registration period has ended, as an invited speaker, you can register at the early-bird rate using the coupon code below:
  • Coupon Code: %CODE%
  • Registration URL: %REGISTRATION_URL%
  • Registration Instructions: Select “Regular attendee” and enter the coupon code when prompted. The early-bird price will be applied automatically during checkout.

Administrative Support

If your institution requires an official invitation letter or other documentation for approval purposes, please complete this form: %FORM_URL%

For future updates, please visit our speakers’ information page: %SPEAKER_INFO_URL%

If you have any questions or require further assistance, please don’t hesitate to contact our conference secretariat at %EMAIL%.

We look forward to your positive response and to welcoming you at %CONFERENCE_NAME%.

Best regards,

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Secretariat of %CONFERENCE_NAME%

Email: %EMAIL%

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